有关电子发票电子归档操作的问题我们已经写过几篇专题了，今天为什么又来重提这个话题呢？因为现实情况和我们想象的普及程度有较大差异，作为专业的电子发票管理平台，我们觉得有必要再给大家科普一下有关电子发票电子归档的常识性问题，以免大家在工作中错误操作，給企业造成风险和损失。

首先给大家强调的是电子发票报销必须保存相应的电子档案，凡是以纸质打印件作为报销凭证的都必须同时保存该电子发票的电子档案。政策详见财会［2020］6号文件，文件第四条：单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存该纸质打印件电电子会计凭证。

 

 

这里需要给大家强调的是财政部要求的保存电子会计凭证必须是原文件，电子发票原文件（pdf、ofd）是开具电子发票时才能获取的，含有电子签名信息的，任何第三方都不可能凭空生成电子发票原文件的，国家要求的电子版就是电子发票的原文件。

重点来了，什么是电子发票原文件？以下这些情况算是保存电子发票原文件了吗？我们来看看财政部的官方解答

问题1：你好，“财会［2020］6号财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知”，提出“四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存该纸质打印件电电子会计凭证。”但是我们企业目前有OCR（光学识别技术），员工拿电子会计凭证（电子普通发票）的纸质档来报销，会计都会放到OCR扫描，OCR会自动对发票进行验真、验重的，这也是目前我们企业最适合、方便、也能避免报销不规范的做法。所以请问：1、我们可不可以不收集电子普通发票的电子档了，因为我们已经能通过技术验真、验重、并保存扫描形成的发票电子档了，再要求保存电子发票的电子档原件反而会加大员工和会计的工作量；2、如果必须要保存，请问财政局要求开始的时间节点是？

问题2：请问用电子发票纸质打印件和扫描该纸质件的影印件报销，也会装订纸质档同时保存该扫描的电子档，是不是就不用再保存电子发票的原件了？

问题3：请问用电子发票的打印件和该打印件电扫描件报销（打印件被OCR扫描过程中就給发票验真、验重了）并且会回档纸质档也会存档扫描件，那是不是就不用再回档电子发票的原件了？

以上3个问题是来自财政部官网，它是电子发票原文件归档中经常会遇到的问题。下面我们就来看看财政部的官方解答。（有兴趣的朋友也可上财政部官网自行了解）

答：在上述回答中明确提到：拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件，并不是电子会计凭证原件，不能仅以电子副本文件报销入账归档。

看到这里，作为财务会计的你看看自己在处理电子发票报销入账归档环节的操作都是合法合规的吗？实际上有很多单位的财务们都把图片、截屏、扫描等方式保存的电子影像件认为是保存了电子档了，现在市面上的发票管理软件良莠不齐，甚至还有一些非专业的发票管理软件浑水摸鱼，把上传图片当成原文件归档糊弄那些对电子发票原文件归档不了解的财务人员，下面就贴上一张图，如果看见这样以图片上传的一定不要被带入坑了。